Każdy uczeń (dziecko) ma odrębną kartotekę osobową zawierającą podstawowy komplet informacji o nim podzielony na siedem odrębnych kategorii:
| • | dane osobowe, |
| • | adres, |
| • | opiekunowie prawni (rodzice), |
Kartoteka ucznia dostępna jest w kilku rozmaitych ewidencjach uczniów oferowanych przez program. W każdej z nich można dopisać nowego ucznia i wypełnić jego kartotekę.
Modyfikacja danych w kartotece ucznia odnotowywana jest w specjalnym rejestrze.
Adres ucznia umieszczony na karcie Adres jest niezbędny do poprawnego wypełnienia odpowiedniej strony dziennika lekcyjnego. Oprócz tradycyjnych informacji zawiera on także nazwę konta poczty internetowej (e-mail) oraz wyodrębnione pole na telefon komórkowy ucznia.
UWAGA! W przypadku programu Dziennik lekcyjny Optivum w wersji internetowej podanie adresu e-mail pozwoli uczniowi zalogować się do Witryny dla rodziców/ucznia. Należy pamiętać żeby konto e-mail ucznia było różne od konta e-mail rodziców/opiekunów (z powodu różnicy uprawnień w dostępie do witryny). |
Podczas wypełniania pól, obok których umieszczono przycisk 
(są to dane wspólne, tzw. słowniki) można się posłużyć podpowiedziami, a w razie braku właściwej dopisać nową pozycję do danych wspólnych.
Karta Ochrona danych pozwala gromadzić wymagane prawem informacje związane z ochroną danych osobowych.
Program automatycznie wypełnia następujące pola:
| • | Użytkownik wprowadzający, |
UWAGA! W celu zapewnienia czytelności Raportu danych osobowych, należy pamiętać o przypisaniu Użytkownikowi serwera konkretnego pracownika z imienia i nazwiska. |
UWAGA! W przypadku starszych baz danych może zdarzyć się, że nie zdefiniowano użytkownika wówczas pole Użytkownik wprowadzający pozostanie puste, a na wydruku ewentualnego Raportu dotyczącego modyfikacji i udostępnień danych osobowych należy tę informację dopisać zgodnie ze stanem faktycznym. Prawdziwość informacji umieszczonych w/w raporcie potwierdza swoim podpisem administrator danych. W rozwiązaniu przyjęto, że funkcję kontrolą nad tym, kto wprowadza dane, ma system, w związku z czym nie przewidujemy wprowadzania tej informacji przez użytkownika. |
| • | Data wprowadzenia danych, |
Pola w zakładce Ochrona danych, które wypełnia użytkownik, to:
| • | Źródło danych, |
Program w polu tym umieszcza wartość domyślną od osoby, której dane dotyczą. Pole to jest edytowalne – użytkownik programu ma możliwość jego modyfikacji tj. wpisania innego źródła.
| • | Informacje o wyrażonym sprzeciwie o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 8 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych, |
| • | Pole tekstowe, które aktywuje się w momencie zaznaczenia pozycji Informacje o wyrażonym sprzeciwie, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 8 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych. Pole to służy do uzupełnienia informacji o wyrażonym sprzeciwie właściciela danych osobowych. |
| • | Rejestr udostępnień. |
Pole to jest edytowalne, gdy nie jest zaznaczona opcja data sprzeciwu w rozumieniu art. 32 ust. 1 pkt 8 UoODO. Wpisywanie danych dotyczących rejestru udostępnień, odbywa się w oknie Informacja o udostępnianiu danych, które dostępne jest po wciśnięciu znaku 
.
Program pozwala wydrukować Raport o danych osobowych, dostępny po kliknięciu ikony Drukuj i wyborze pozycji Raporty w Kartotece osobowej.
W Raporcie o danych osobowych drukowane są następujące informacje:
| • | dane osobowe osoby, dla której sporządzony jest raport: imię, nazwisko, PESEL, |
| • | datę pierwszego wprowadzenia danych do systemu, |
| • | dane użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu, |
| • | źródło danych, |
| • | informacje o odbiorcach w rozumieniu art. 7 pkt. 6, |
| • | informacje o wyrażonym sprzeciwie, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 8 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997, |
| • | datę sporządzenia raportu, |
| • | dane użytkownika sporządzającego raport, |
| • | nazwę systemu informatycznego, za pomocą którego raport został sporządzony. |
Rodzice lub opiekunowie prawni ucznia
Dane rodziców lub opiekunów prawnych ucznia umieszczono na odrębnej karcie Opiekunowie. Można tutaj gromadzić również informacje o rodzeństwie uczącym się w tej samej szkole.
Aby dodać osobę do listy opiekunów prawnych ucznia, należy kliknąć przycisk po prawej stronie tabeli. Dwukrotne szybkie kliknięcie wiersza zawierającego dane rodzica/opiekuna lub wybranie operacji Modyfikuj wybrany z kontekstowego menu pozwala obejrzeć lub zmodyfikować szczegółowe informacje o rodzicu/opiekunie.
Nie ma potrzeby wypełniania adresu rodzica/opiekuna, jeśli jest on taki sam, jak adres ucznia - wystarczy wtedy kliknąć przycisk 
, aby powielić wcześniej wypełniony adres ucznia.
Wypełnienie adresu poczty internetowej rodzica/opiekuna pozwoli programowi wysyłać za pośrednictwem Internetu informacje o postępach ucznia, a także inną korespondencję.
UWAGA! W przypadku posiadania systemu UONET podanie konta poczty internetowej (e-mail) pozwoli rodzicom/opiekunom zalogować się do Witryny dla rodziców/ucznia. Należy pamiętać żeby konto e-mail ucznia było różne od konta e-mail rodziców/opiekunów (z powodu różnicy uprawnień w dostępie do witryny). Dodatkowo administrator lub osoba uprawniona mogą nadać/odebrać dostęp do Witryny rodziców/ucznia poprzez zaznaczenie/usunięcie zaznaczenia pola dostęp do witryny UONET. |
UWAGA! Pole PESEL jest widoczne, jeśli administrator ustawił w Panelu administracyjnym możliwość jego wyświetlania. |
Korzystając z menu kontekstowego dostępnego na liście rodzeństwa można powiązać uczniów w rodzeństwo. Program oferuje przy tym dwie możliwości: automatyczne wyszukiwanie na podstawie podobieństwa cech oraz wyszukiwanie ręczne.
Miejsce ucznia w strukturze szkoły
Wszystkie operacje związane z przyjmowaniem ucznia do szkoły, przenoszeniem go pomiędzy oddziałami, zakończeniem nauki w normalnym trybie lub w wyniku przekazania do innej szkoły lub skreślenia z ewidencji odnotowywane są na karcie Miejsce w szkole.
Do konkretnego oddziału szkoły można przyjąć jedynie taką osobę, która nie jest w danym czasie uczniem innej szkoły. Wówczas też jest dostępny przycisk po prawej stronie tabeli Księga uczniów. Kliknięcie tego przycisku pozwala wypełnić formularz przyjęcia ucznia do szkoły. Formularz ten może być zmodyfikowany po wybraniu operacji Modyfikuj wpis w księdze uczniów.
W celu przyjęcia grupy uczniów do oddziału bez potrzeby indywidualnego wskazywania im miejsca w szkole należy użyć funkcji Dzienniki->Przypisywanie uczniów do oddziałów z głównego menu.
Operacja Przekaż do innej szkoły z menu kontekstowego w tabeli Księga uczniów pozwala ucznia przekazać do innej szkoły (bez wskazania konkretnej szkoły) - w jej wyniku będzie on widoczny w księdze uczniów szkoły w kategorii przekazani.
Pozostałe operacje w kontekstowym menu pozwalają ucznia skreślić z księgi uczniów, anulować skreślenie, a także usunąć całkowicie omyłkowy wpis do księgi uczniów.
Tabela Przepływy wewnętrzne służy do przenoszenia uczniów pomiędzy oddziałami tej samej jednostki szkolnej. Kliknięcie przycisku obok tabeli Przepływy wewnętrzne pozwala przenieść ucznia pomiędzy oddziałami lub profilami kształcenia w tym samym oddziale.
W przypadku próby wybrania tej samej daty przepływu, co daty wpisu do księgi uczniów pojawi się informacja, że należy wskazać datę późniejszą od daty przyjęcia do księgi uczniów. W przypadku próby wykonania w tym samym dniu ponownego przepływu pojawi się informacja, że nie można wykonać dwóch przepływów z jednakową datą.
Przynależność ucznia do grup zajęciowych
Każdy uczeń należy - od chwili przyjęcia go do oddziału - do co najmniej jednej grupy zajęciowej - całego oddziału. W razie utworzenia dodatkowych grup zajęciowych w oddziale będzie on mógł należeć do każdej z nich, jeśli jej skład jest określony przez wskazanie na liście lub będzie przypisany do niej automatycznie, jeśli grupa ta jest opisana regułą przynależności opartą na określonej cesze ucznia, np. płci. W tabeli widocznej na karcie Grupy można zmienić przypisanie ucznia do określonej grupy zajęciowej poprzez zdefiniowanie dat określających okres przynależności ucznia do grupy.
Karta kartoteki ucznia Portfolio zawiera różne informacje związane z uczniem. Część z nich jest widoczna dopiero w momencie ich zdefiniowania w dzienniku.
Na karcie tej można zobaczyć informacje o ocenach cząstkowych, frekwencji oraz uwagach. Informacje te można dowolnie grupować.
