Danymi wspólnymi są wszystkie te dane, które są wybierane za pomocą selektorów z wcześniej przygotowanych, zamkniętych lub rozbudowywalnych list, jak np. nazwy miejscowości, ulice, imiona, powody przepływu uczniów pomiędzy szkołami i oddziałami, nazwy zajęć edukacyjnych, nazwy profili kształcenia w szkole itd. Większość z tych kategorii danych zapamiętywana jest w tzw. słownikach. Dostęp do każdego ze słowników jest możliwy w widoku Słowniki okna Administracja po wskazaniu w lewym panelu gałęzi wybranego słownika.
Istotną cechą danych wspólnych jest to, że użyte w różnych miejscach mają tylko jedną postać w bazie danych. Zmiana tej postaci na inną odbija się więc na wszystkich tych miejscach. Na przykład, ta sama nazwa ulicy, powiedzmy "Kłopotliwa", użyta w adresie szkoły, adresie ucznia, adresach jego rodziców jest zapisana w bazie danych tylko jeden raz, właśnie w słowniku ulic.
Zdarza się, zwłaszcza w słownikach rozbudowywalnych, że wskutek błędów przy wpisywaniu nowych pozycji z jednoczesnym ignorowaniem ostrzeżeń, jakie się wówczas pojawiają, powstają różnie brzmiące duplikaty tych samych informacji.
Jedynym sposobem na pozbycie się tego typu wadliwych powtórzeń jest usunięcie zbędnych pozycji, jeśli nigdzie nie są używane, lub scalenie pozycji różnie brzmiących, ale równoznacznych.
Wszystkie te operacje można wykonać po przywołaniu menu kontekstowego w następstwie kliknięcia danej pozycji słownika prawym przyciskiem myszy.
UWAGA! Do zawiadywania danymi wspólnymi wymagane jest uprawnienie "Edycja słowników i struktury szkoły". |