Program wyposażony jest w jedną globalną operację importu danych w formacie SOU (Dane->Import->Import danych w formacie SOU) i kilka kontekstowych operacji eksportu danych w tym formacie.
Import danych w formacie SOU odbywa się przy użyciu kreatora importu, przywoływanego po wskazaniu pliku źródłowego.
Jako plik źródłowy może być wybrany także skompresowany i zaszyfrowany plik *.ZOU.
Przed rozpoczęciem importowania danych należy określić zakres importowanych danych, źródło danych oraz sposób postępowania z nimi - zastępowanie istniejących w bazie (aktualizowanie) lub pozostawianie ich bez aktualizacji oraz dopisywanie bądź pomijanie brakujących.
W formacie SOU można importować trzy rozłączne zakresy danych:
| • | dane osobowe uczniów, ich osiągnięcia oraz orzeczenia, a także dane opiekunów prawnych |
| • | arkusze ocen (oceny roczne) oraz wyniki egzaminów zewnętrznych, |
| • | miejsca odbywania nauki przez absolwentów. |
Import danych osobowych służy do napełniania ewidencji osób, głównie w celu ich przyjęcia do szkoły, zarówno indywidualnie, jak i grupowo.
Import arkuszy ocen służy głównie do wykorzystania efektów pracy innych programów serii Optivum, zwłaszcza Świadectw Optivum, Oceniania opisowego Optivum oraz Rejestru uczniów Optivum, które mogą pełnić rolę modułów wspomagających napełnianie bazy danych Sekretariatu Optivum. Istota współpracy z tymi programami polega na dostarczaniu im danych osobowych i odbieraniu od nich zweryfikowanych arkuszy ocen. W wypadku Świadectw Optivum możliwe jest także dostarczenie temu programowi arkuszy ocen jedynie w celu wydrukowania świadectw.
Import miejsc odbywania nauki przez absolwentów ma zastosowanie przede wszystkim w gimnazjach, gdzie wspiera kontrolę spełniania obowiązku nauki. Dane mogą być dostarczone z systemów scentralizowanego naboru uczniów do szkół ponadgimnazjalnych, które posługują się formatem SOU, np. Nabór Optivum firmy VULCAN.
Dane w formacie SOU można eksportować w oknie Nasza szkoła z jednego z dwóch widoków: Kartoteki i księgi oraz Organizacja szkoły. W tym celu należy:
| • | wybrać żądaną grupę uczniów, których dane mają być eksportowane, |
| • | kliknąć lewym przyciskiem myszy przycisk  lub prawym przyciskiem myszy jedną z pozycji wybranej grupy uczniów, |
| • | z przywołanego menu kontekstowego wybrać operację Eksport danych w formacie SOU. |
Zakres eksportowanych danych o poszczególnych uczniach (słuchaczach) zależy do miejsca, z którego wykonywany jest eksport. Przy eksporcie danych uczniów (słuchaczy) wybranych z księgi uczniów (słuchaczy) lub z jednego oddziału do eksportowanych danych dołączane są arkusze ocen z wybranego roku szkolnego.
UWAGA! Arkuszy ocen nie można eksportować w wypadku wskazania uczniów (słuchaczy) w samej ewidencji osób lub w księdze ewidencji dzieci (młodzieży). |
Przed każdym eksportem danych program żąda podania celu jego wykonania. W przypadku eksportu danych z poziomu Księgi uczniów lub Księgi ewidencji program domyślnie zaznacza opcję Dołącz do danych eksportowanych do programów zewnętrznych dane uczniów, którzy nie wyrazili zgody na udostępnianie danych osobowych w myśl art. 32 ust. 1 pkt 8 UoODO. Dodatkowo system automatycznie wprowadza w oknie eksportu informacje o użytkowniku oraz dacie eksportu.
Fakt eksportowania danych każdej osoby jest zapisywany na użytek ochrony danych osobowych w rejestrze eksportów.
Eksportowane pliki zapisywane są w folderze wskazanym przez użytkownika.
Kompresowanie i szyfrowanie danych
Program umożliwia także wymianę skompresowanych i zaszyfrowanych danych SOU, przekazywanych zwykle drogą elektroniczną (przez Internet, pocztę elektroniczną). Dane te zapisywane są w plikach z rozszerzeniem nazwy *.zou.
W tym celu podczas ustalania nazwy eksportowanego pliku, należy wybrać jako typ pliku Plik ZOU (*.zou):
Przed samym zapisem danych program poprosi o wprowadzenie odpowiedniego klucza szyfrującego:
Klucz szyfrujący składa się z ośmiu znaków - cyfr 0-9 lub liter A-F. Odbiorca danych musi posłużyć się tym samym kluczem szyfrującym przy odczycie danych.
Podczas importowania skompresowanych i zaszyfrowanych danych należy wybierać pliki z rozszerzeniem nazwy *.zou:
Przed importem program poprosi o podanie klucza deszyfrującego:
Klucz deszyfrujący powinien dostarczyć dostawca importowanych danych. Podanie niepoprawnego klucza deszyfrującego zakończy się pojawieniem się komunikatu:
i przerwaniem operacji importu.