Grupowe przyjmowanie uczniów do szkoły ma miejsce w dwóch sytuacjach:
| • | w trakcie corocznego naboru, |
| • | podczas reorganizacji szkół. |
Wszystkie osoby, które mają być grupowo przyjęte do szkoły powinny się najpierw znaleźć w ewidencji osobowej. Mogą tam trafić przez dopisanie lub w wyniku importu danych w formacie SOU. W ten sposób można:
| • | w szkole podstawowej przyjąć w poczet uczniów klasy pierwszej dzieci zamieszkujące na terenie obwodu szkoły, wpisane wcześniej do księgi ewidencji dzieci, |
| • | w gimnazjum przejąć absolwentów szkół podstawowych, jeśli obwody tych szkół zawierają się w obwodzie gimnazjum, |
| • | w szkołach ponadgimnazjalnych kandydatów zakwalifikowanych przez system naboru. |
Do grupowego przyjmowania uczniów służy funkcja Przepływy->Przyjmowanie grupowe:
W pierwszej kolejności należy wybrać osoby z listy w lewym panelu okna, następnie wskazać oddział, datę i powód przyjęcia, a potem odpowiedni sposób przyjęcia z menu kontekstowego.
Przypisywanie uczniów do grup zajęciowych
W celu zdefiniowania składu grupy program wyposażono w funkcję grupowego przyjmowania uczniów do grup zajęciowych.
Funkcja grupowego przyjmowania uczniów do grup zajęciowych jest szczególnie przydatna podczas tworzenia nowych grup. W celu jej użycia należy wybrać z głównego menu operację Przepływy/ Przypisywanie uczniów do grup zajęciowych.
Zaznaczenie grupy osób w lewym panelu okna i kliknięcie przycisku 
powoduje przeniesienie tych osób do wskazanego oddziału. Przeniesienia dokonane w jednej sesji korzystania z programu (do czasu trwałego zapisania wszystkich danych do bazy danych) można cofnąć także grupowo, zaznaczając odpowiednie osoby w prawym panelu okna i klikając jeden z przycisków ze strzałką wskazującą w kierunku lewego panelu. Dodatkowo w celu ułatwienia przypisania uczniów do grupy można użyć funkcji Wykluczenia uczniów przynależnych do grup poprzez wskazanie danej grupy. W wyniku zaznaczenia grupy, na liście pozostają uczniowie, którzy nie zostali przypisani do danej grupy.
UWAGA! Uzupełniając pole Data można określić dzień, do którego uczniowie będą należeli do danej grupy zajęciowej. Opcja ta dostępna jest również w programie Dziennik lekcyjny Optivum – zarówno podczas przypisywania uczniów do grup zajęciowych, jak i w kartotece osobowej ucznia na zakładce Grupy, gdzie dodatkowo można wpisać datę od której uczniowie będą należeli do danej grupy zajęciowej. |