Pielęgnowanie danych wspólnych

Danymi wspólnymi są wszystkie te dane, które są wybierane za pomocą selektorów z wcześniej przygotowanych zamkniętych lub rozbudowywalnych list, jak np. nazwy miejscowości, ulic, imiona, sposoby spełniania obowiązku szkolnego i obowiązku nauki, powody przepływu uczniów (słuchaczy) pomiędzy szkołami i oddziałami, nazwy zajęć edukacyjnych, nazwy profili kształcenia w szkole itd. Większość z tych kategorii danych zapamiętywana jest w tzw. słownikach. Dostęp do każdego ze słowników jest możliwy za pośrednictwem funkcji Ewidencje/ Słowniki / grupa_słowników / konkretny_słownik.

Istotną cechą danych wspólnych jest to, że użyte w różnych miejscach mają tylko jedną postać w bazie danych. Zmiana tej postaci na inną odbija się więc na wszystkich tych miejscach. Na przykład, ta sama nazwa ulicy, powiedzmy "Kwiatowa", użyta w adresie szkoły, adresie ucznia, adresach jego rodziców jest zapisana w bazie danych tylko jeden raz, właśnie w słowniku ulic.

Zdarza się, zwłaszcza w słownikach rozbudowywalnych, że wskutek błędów przy wpisywaniu nowych pozycji z jednoczesnym ignorowaniem ostrzeżeń, jakie się wówczas pojawiają, powstają różnie brzmiące duplikaty tych samych informacji.

Jedynym sposobem na pozbycie się tego typu wadliwych powtórzeń jest usunięcie zbędnych pozycji, jeśli nigdzie nie są używane, lub scalenie pozycji różnie brzmiących, ale równoznacznych.

Wszystkie te operacje można wykonać po przywołaniu menu kontekstowego w następstwie kliknięcia danej pozycji słownika prawym przyciskiem myszy.

Pozycje słowników, które wyszły z użycia, ale nie mogą być usunięte lub scalone z innymi, a muszą być zachowane ze względu na istniejące historyczne powołania na nie, mogą być ukryte przez zaznaczenie znacznika ukryty w okienku opisu pozycji. Przypadkiem tego typu byłoby zastąpienie nazw ocen zachowania nowymi, jak to już miało miejsce w przeszłości, kiedy nie powodowało równoczesnego zatarcia wycofanych nazw z wcześniejszych arkuszy ocen uczniów.

Podobny charakter do słowników (nie można jedynie ukrywać ich pozycji) mają wszystkie rodzaje ewidencji znajdujące się w grupie funkcji Ewidencje (poza Naszą szkołą) oraz Zajęcia w widoku Organizacja szkoły w oknie Nasza szkoła.