W przypadku posiadania wersji desktopowej Dziennika lekcyjnego Optivum konta użytkowników programu używane są wyłącznie w odniesieniu do baz danych obsługiwanych przez Microsoft SQL Server. Z każdą bazą danych może być związany inny zestaw kont użytkowników. Kontami użytkowników programu może zarządzać użytkownik o uprawnieniach administratora na serwerze Microsoft SQL Server obsługującym daną bazę.
W przypadku posiadania wersji internetowej Dziennika lekcyjnego Optivum konta użytkowników definiowane są po wpisaniu adresu e-mail. Może nimi zarządzać użytkownik o uprawnieniach administratora witryny UONET.
Konta użytkowników serwera bazy danych SQL czy też konta e-mail można przypisać określonym pracownikom szkoły. Następnie należy nadać im takie uprawnienia do korzystania z danych, które odpowiadają funkcjom pełnionym w szkole przez tych pracowników. Ma to istotne znaczenie z punktu widzenia ustalenia odpowiedzialności za rzetelność wprowadzanych danych, a także z punktu widzenia wymogów ochrony danych osobowych.
Do zarządzania kontami i uprawnieniami użytkowników służy tabela Pracownicy w oknie Administracja w widoku Ewidencje osobowe.
Konta użytkowników programu – wersja desktopowa programu.
Konta użytkowników programu – wersja internetowa programu.
UWAGA! Podczas uruchamiania programu w wersji desktopowej wyświetlany jest komunikat informujący, że bieżący użytkownik posiada konto aplikacji na serwerze, ale nie jest zarejestrowany na liście nauczycieli. Administrator kont serwera SQL bezzwłocznie powinien przypisać konto do danego użytkownika. |
Kliknięcie przycisku 
umieszczonego po prawej stronie tabeli umożliwia dodanie nowego pracownika do listy.
W wersji desktopowej, w celu ułatwienia administrowania bazą danych programu można wyróżnić administratora kontami serwera SQL oraz administratora bazą danych. Przy definiowaniu danego administratora należy wskazać odpowiednie uprawnienia.
Przy definiowaniu uprawnień użytkowników należy:
| • | Podać Imię i Nazwisko użytkownika, co powoduje automatyczne nadanie kodu. |
| • | W przypadku wersji internetowej (system UONET) podać adres e-mail pracownika, który służy do uwierzytelnienia użytkowników na witrynie; |
UWAGA! Brak adresu e-mail uniemożliwi pracownikowi zalogowanie się do witryny. |
| • | Wskazać stanowisko; |
| • | Opcja uprawnienia do uruchomienia programu, która jest automatycznie zaznaczona sprawia, że po zapisaniu zmian konto staje się aktywne. W przypadku gdy definiowany jest użytkownik, który nie będzie miał prawa do uruchamiania programu należy odhaczyć znacznik przy tej opcji. |
UWAGA! W widoku listy pracowników znajduje się kolumna Dostęp. Widnieje w niej informacja o tym, który pracownik ma możliwość uruchamiania programu. |
| • | W przypadku wersji desktopowej programu wskazać lub dodać odpowiednie konto na serwerze SQL (tylko administrator serwera SQL). |
| • | Zaznaczyć lub nie odpowiednie uprawnienia. |
| • | Z poziomu tego okna można również nadać przydziały oraz zdefiniować wychowawstwo danego pracownika. |
W wersji desktopowej programu Dziennik lekcyjny Optivum administrator kontami serwera SQL:
| • | Definiuje konta na serwerze SQL, |
| • | Modyfikuje uprawnienia dla zmodyfikowanych kont, |
| • | Usuwa konta z serwera SQL, |
| • | Dodaje użytkowników, |
| • | Zarządza bazą danych. |
W wersji desktopowej programu Dziennik lekcyjny Optivum administrator bazy danych:
| • | Dodaje użytkowników, |
| • | Definiuje uprawnienia użytkowników na poziomie bazy, jednak bez możliwości przypisania kont na serwerze SQL, |
| • | Zarządza bazą danych. |
Przypisanie kont użytkowników
Przypisanie kont użytkowników w wersji desktopowej programu
Konta serwera Microsoft SQL Server musi utworzyć administrator tego serwera. Jeśli autoryzacja użytkowników ma być oparta o mechanizmy systemu operacyjnego Windows, to konta użytkowników domeny Windows muszą zostać zarejestrowane na serwerze Microsoft SQL Server obsługującym bazę danych.
Określone konto administrator serwera SQL wybiera z rozwijalnej listy po uprzednim zdefiniowaniu konta na serwerze lub też bezpośrednio poprzez wybranie i dodanie użytkownika serwera SQL bezpośrednio z programu za pomocą przycisku 
.
Jedno konto zarejestrowane na serwerze można przydzielić tylko jednemu nauczycielowi.
UWAGA! Prawo do tworzenia nowych kont na serwerze Microsoft SQL Server ma administrator tego serwera. Do nadawania kontom uprawnień do korzystania z danych gromadzonych przez program, a także do przypisywania tych kont określonym pracownikom ma uprawnienia jedynie administrator komputera, na którym znajduje się serwer wykorzystywanej bazy danych. |
Po zaakceptowaniu zmian wyswietlane są pozostałe zakładki, na których można zdefiniować uprawnienia, przydziały oraz wychowawstwo.
Przypisanie kont użytkowników w wersji internetowej programu
Użytkowników definiuje administrator danymi systemu UONET, który wypełnia podstawowe dane pracownika. Po wpisaniu adresu e-mail dany pracownik będzie mógł zalogować się do systemu UONET.
UWAGA! W oknie Pracownicy dodawanie / edycja pole:
|
Po zaakceptowaniu zmian pojawiają się pozostałe zakładki, w których można zdefiniować uprawnienia, przydziały oraz wychowawstwo.
Administrator ma możliwość wygenerowania w programie Sekretariat Optivum e-maili zapraszających pracowników do zalogowania się w systemie UONET oraz określenia swojego hasła. Więcej informacji na ten temat znajduje się w podręczniku do programu Sekretariat Optivum.
Nadawanie uprawnień pracownikom
Zarówno w wersji desktopowej jaki i internetowej programu uprawnienia nadaje się lub odbiera przez zmianę stanu znaczników w widoku Pracownicy. Widok ten jest przywoływany z menu kontekstowego dostępnego w tabeli Pracownicy po wyborze opcji Dodaj nowy lub Modyfikuj wybrany.
Modyfikacja uprawnień pracowników – wersja desktopowa programu.
Modyfikacja uprawnień pracowników – wersja internetowa programu.
Uprawnienia dostępne w widoku Pracownicy są uprawnieniami dodatkowymi. Definiuje się je w zależności od pełnionych obowiązków i ról. Nie we wszystkich przypadkach trzeba je przyporządkowywać. Znaczenie uprawnień jak i sens ich nadawania wyjaśniono poniżej.
UWAGA! Przy definiowaniu uprawnień należy pamiętać o ich poprawnym przyporządkowaniu danemu pracownikowi. |
Znaczenie poszczególnych uprawnień:
| • | [O] Edycja danych osobowych – pozwala na modyfikację danych dotyczących ucznia takich jak nazwisko, adres, informacja o opiekunach itp. Brak uprawnień do edycji danych osobowych upoważnia jedynie do dopisywania nowych dzieci do ewidencji. |
| • | [N] Edycja ocen, osiągnięć i niepowodzeń – umożliwia modyfikację takich danych związanych z uczniem jak oceny oraz jego osiągnięcia i niepowodzenia. |
| • | [S] Edycja uwag i orzeczeń – to możliwość wprowadzenia uwag i orzeczeń dotyczących ucznia. |
| • | [T] Odczyt uwag i orzeczeń – pozwala jedynie na ich obejrzenie bez prawa modyfikacji. |
| • | [K] Prowadzenie ksiąg i zamykanie lat szkolnych – umożliwia prowadzenie ksiąg uczniów i słuchaczy, ksiąg ewidencji dzieci i młodzieży (kontrola spełniania obowiązku szkolnego) oraz podsumowanie całego roku szkolnego (zamknięcie roku szkolnego). |
| • | [S] Edycja słowników i struktury szkoły – pozwala na dodawanie nowych pozycji do słowników oraz do budowania całej struktury związanej z szkołą (np. dodawanie jednostki, oddziałów itp.). Uprawnienie do edycji słowników i struktury szkoły jest niezbędne do skutecznego prowadzenia ewidencji osobowych oraz przyjmowania uczniów do oddziałów, przenoszenia ich pomiędzy oddziałami i zamykania ich ewidencji w związku z opuszczeniem szkoły. |
| • | [L] Edycja filtrów oraz szablonów list i pism – to możliwość tworzenia filtrów oraz szablonów. |
| • | [Z] Tworzenie zestawień – pozwala na generowanie wszystkich zestawień i wydruków dostępnych w programie. |
| • | [E] Wymiana (eksporty i importy) – uprawnienie to umożliwia dokonywania importów i eksportów dostępnych w programach. |
| • | [D] Wgląd w dzienniki lekcyjne – umożliwia jedynie obejrzenie dostępnych w programie dzienników lekcyjnych. |
| • | [H] Modyfikacja rejestru obserwacji – pozwala pracownikowi (dyrektor, wicedyrektor, inna osoba np. sekretarka), któremu nadano takie uprawnienia na dokonywanie wpisów w rejestrze obserwacji, ich modyfikację, oraz usunięcie z poziomu programu Dziennik lekcyjny Optivum. Rejestr obserwacji może oglądać każdy użytkownik bez względu na zdefiniowane uprawnienia. |
| • | [A] Administracja danymi witryny UONET – uprawnienie to należy nadać pracownikowi, który jest administratorem w szkole. Osoba posiadająca to uprawnienie będzie mogła zarządzać danymi systemu Uczniowie Optivum NET (UONET). Uprawnienie to dotyczy tylko przypadku gdy szkoła posiada system UONET. |
Z programu Sekretariat Optivum powinny korzystać osoby do tego uprawnione np. sekretarka, dyrektor. Pozostali pracownicy np. wychowawcy, czy nauczyciele powinni używać do pracy programu Dziennik lekcyjny Optivum. Zalecane jest, aby na komputerach, z których korzy-stają wychowawcy i nauczyciele zainstalowany był wyłącznie Dziennik lekcyjny Optivum. Jeśli jednak nauczyciele mają dostęp do programu Sekretariat Optivum to dostęp do danych i operacji wykonywanych w tym programie jest ograniczony.
Pracownikom, którzy korzystają z programu Sekretariat Optivum lub Dziennik lekcyjny Optivum należy dobrać odpowiednie uprawnienia w zależności od wykonywanych obowiązków np.:
Dyrektor – Odczyt uwag i orzeczeń, Tworzenie zestawień, Wgląd w dzienniki lekcyjne, Modyfikacja rejestru obserwacji.
Pedagog – Edycja uwag i orzeczeń, Wgląd w dzienniki lekcyjne.
Sekretarka – osoba pełniąca role sekretarza szkoły ma zazwyczaj najwięcej obowiązków i tak chociażby: Prowadzenie ksiąg i zamykanie lat szkolnych, Edycja słowników i struktury szkoły, Edycja filtrów oraz szablonów list i pism itp.
W przypadku pracowników korzystających wyłącznie z programu Dziennik lekcyjny Optivum takich jak: wychowawca, prowadzący, pracownik/nauczyciel nie trzeba definiować tych uprawnień, ponieważ program sam rozpoznaje role na podstawie przydziałów nauczycieli.
W systemie Uczniowie Optivum NET (UONET) do Modułu analiz dostęp ma dyrektor szkoły. Aby mógł on dostać się do modułu, należy w widoku Pracownicy, na zakładce Dane wskazać stanowisko Dyrektor.
Uprawnienia do kartoteki osobowej uczniów
W programie Sekretariat Optivum oraz Dziennik lekcyjny Optivum w celu zabezpieczenia danych ograniczono osobom nieupoważnionym dostęp do danych i operacji na danych w kartotekach uczniów. Dostęp do kartoteki ucznia ma: administrator, wychowawca oraz osoba posiadające odpowiednie uprawnienia (uprawnienie edycji danych osobowych lub prowadzenia ksiąg).
Wychowawca ma dostęp tylko do kartoteki swoich uczniów. Na zakładce Miejsce w szkole nie może modyfikować wpisów dotyczących księgi uczniów ani przepływów chyba, że ma uprawnienie do prowadzenia ksiąg.
Dostęp do kartoteki ucznia jest możliwy w zależności od nadanych uprawnień. I tak, w ramach poszczególnych zakładek, użytkownik posiada następujące uprawnienia:
| • | Dane osobowe, adresy – są dostępne do wglądu dla wszystkich; edycja tylko w przypadku posiadania uprawnienia do edycji danych osobowych. |
| • | Rejestr udostępnień – informacja o udostępnieniu danych widoczna jest zawsze. Modyfikacja, usuwanie jest możliwe tylko kiedy użytkownik ma uprawnienie do edycji danych osobowych. |
| • | Rejestr modyfikacji – widoczny tylko w przypadku posiadania uprawnienia do edycji danych osobowych. |
| • | Rodzina, rodzeństwo – dane na tej zakładce użytkownik widzi zawsze, może nimi zarządzać tylko mając uprawnienie do edycji danych osobowych. |
| • | Księga uczniów, księga ewidencji, przepływy – widoczne są zawsze. Zarządza się nimi mając uprawnienie do prowadzenia ksiąg. |
| • | Oceny – widoczne są dla wychowawcy lub osoby z uprawnieniem do edycji ocen. |
| • | Wyniki egzaminów zewnętrznych – widoczne są zawsze. Można zarządzać nimi mając uprawnienie do edycji ocen. |
| • | Orzeczenia – widoczne są dla użytkowników mających uprawnienia do odczytu uwag i orzeczeń. Operacje dodawania/modyfikacji/ usuwania możliwe są do wykonania przez użytkowników mających uprawnienie do edycji uwag i orzeczeń. |
| • | Osiągnięcia/niepowodzenia – zakładkę widzą i zarządzają nią wychowawcy i osoby z uprawnieniami do edycji danych osobowych. |
| • | Uwagi – zarządza osoba z uprawnieniami do edycji uwag i orzeczeń. Widoczne są podobnie jak w dzienniku, wszystkie uwagi publiczne. Uwagi prywatne widzi tylko wychowawca, administrator, osoba, która wpisała uwagę, oraz użytkownik który ma uprawnienia do wglądu w uwagi i orzeczenia, a także użytkownik, który ma uprawnienie do wglądu w dzienniki. |
| • | Uwagi środowiskowe i specjalne traktowanie – widoczne są dla użytkowników mających uprawnienie do odczytu uwag i orzeczeń. Operacje dodawania/modyfikacji/usuwania możliwe są w przypadku posiadania uprawnień do edycji uwag i orzeczeń. |
| • | Dokumenty, uwagi własne – dane na tej zakładce widoczne są zawsze, zarządza nimi osoba mająca uprawnienie do edycji danych osobowych. |
| • | Portfolio – widoczne jest dla wychowawcy lub osoby z uprawnieniami do wglądu w dzienniki lekcyjne. |
Przyporządkowywanie przydziałów oraz wychowawstwa
Na pozostałych zakładkach widoku Pracownicy, edycja umożliwiono zdefiniowanie danemu nauczycielowi przydziału (przypisanie nauczycieli do poszczególnych planów nauczania) oraz wychowawstwa (przypisanie nauczyciela).
W celu dodania przydziału w zakładce Przydziały należy kliknąć przycisk znajdujący się po prawej stronie okna lub z menu kontekstowego wybrać opcję Przypisz pracownika do pozycji planu nauczania.
W oknie przydział, dodawanie widoczna jest informacja jakiemu nauczycielowi dodawany jest przydział. Poza tym należy wybrać z rozwijalnych list informacje dotyczące: szkoły, poziomu, zajęć oraz oddziału, którego przydział dotyczy.
W przypadku modyfikacji przydziału należy wybrać z menu kontekstowego opcję Modyfikuj pozycję planu nauczania natomiast w przypadku usunięcia Odepnij pracownika od pozycji planu naucznia.
UWAGA! Zajęcia można przydzielić nauczycielom również w widoku przydziałów zajęć lub w planie nauczania konkretnego oddziału. |
Na zakładce Wychowawca można przypisać wychowawców do danego oddziału (we wskazanym roku szkolnym).
Aby dodać wychowawcę należy kliknąć przycisk lub z menu kontekstowego wybrać opcję Dodaj nowy.
W oknie Wychowawcy, dodawanie należy wskazać szkołę, oddział oraz okres promocyjny, w którym nauczyciel ma być przypisany.
UWAGA! Wychowawstwa oddziałów można przypisać nauczycielom w danym oddziale w gałęzi Wychowawcy w widoku Organizacja szkoły. W tym samym okresie oddział może mieć równocześnie wielu wychowawców. Program nie kontroluje nakładania się okresów przypisania różnych wychowawców do oddziału ani luk w ich przypisaniu. |