Program eksportuje dane w formatach tekstowych XML (eXtensible Markup Language = rozszerzalny język znaczników) do dwóch systemów informowania rodziców (opiekunów prawnych) o postępach ich dzieci (podopiecznych):
| • | Dzienniczka ucznia Optivum, stanowiącego uzupełnienie Dziennika lekcyjnego Optivum, |
| • | Platformy edukacyjnej Fronter, która jest wirtualnym środowiskiem nauczania. |
Eksport danych do Dzienniczka ucznia Optivum
UWAGA! Funkcja eksportu danych do Dzienniczka ucznia Optivum jest dostępna jedynie w wersji desktopowej programu. |
Przy eksporcie danych do Dzienniczka ucznia Optivum należy w menu Narzędzia/Ustawienia programu/Publikacja skonfigurować parametry publikacji danych.
Konfiguracja obejmuje:
| 1. | Parametry połączenia do bazy danych – ustawienie tych parametrów ma znaczenie tylko w przypadku automatycznej publikacji danych w formacie SIR na witrynie Dzienniczka ucznia Optivum. |
| 2. | Parametry połączenia do witryny internetowej, w których należy wpisać: |
| • | adres witryny Dzienniczka ucznia Optivum (program domyślnie podpowiada adres witryny na podstawie numeru licencji użytkownika), |
| • | hasło administratora witryny, |
| • | adres e-mail administratora witryny (podanie adresu e-mail pozwoli kontaktować się uczniom/rodzicom z administratorem poprzez wybranie na stronie logowania linku). |
| 3. | Sposób budowania jedenastoznakowych identyfikatorów uczniów, które konstruowane są na dwa sposoby: |
| • | przez złożenie trzech liter nazwiska, trzech liter imienia i pięciu ostatnich cyfr numeru PESEL, |
| • | jako numery PESEL. |
Należy wybrać jeden z tych sposobów i używać go konsekwentnie.
UWAGA! Zakładka Publikacja jest niedostępna jeśli użytkownik nie ma praw administratora aktualnej bazy danych. |
Poprawna konfiguracja parametrów umożliwi m.in. uruchomienie zaawansowanej funkcji automatycznej publikacji danych w formacie SIR na witrynę, dostępnej tylko dla administratorów baz danych. Szczegółowa instrukcja automatycznej publikacji danych dostępna jest dla administratora witryny po zalogowaniu w witrynie Dzienniczka ucznia Optivum.
Dane do Dzienniczka ucznia Optivum zapisywane są w plikach zrozszerzeniem *.sir podczas operacji Eksportuj dane w formacie SIR dostępnej w:
| • | menu Administracja/Eksport/Eksport danych w formacie SIR, która uruchamia procedurę eksportu danych ze wszystkich oddziałów bieżących wszystkich jednostek, |
| • | menu kontekstowych we wszystkich ewidencjach uczniów z wyjątkiem tabel w gałęzi Osoby->Dzieci/młodzież w widoku Ewidencje osobowe w oknie Administracja. Do przywołania menu kontekstowego można użyć przycisku  znajdującego się w oknie Dziennik oddziału i w oknie Administracja. |
Format SIR (skrót od "System Informowania Rodziców") nie zawiera - poza identyfikatorem ucznia - żadnych informacji umożliwiających identyfikację danych osobowych ucznia, jego rodziców, a także uczących go nauczycieli.
Plik *.sir zapisany podczas operacji eksportu zawiera dane zaznaczonej grupy uczniów za wybrany okres:
Sposób tworzenia identyfikatorów uczniów został wcześniej zdefiniowany w menu Narzędzia/Ustawienia programu/Publikacja.
UWAGA! W przypadku wybrania wyłącznie ucznia lub uczniów, którzy zastrzegli sobie, że nie wyrażają zgody na udostępnianie swoich danych osobowych, przed eksportem pojawia się okno z komentarzem „Brak uczniów we wskazanym kontekście – brak danych do eksportu.” |
Eksport danych w formacie SIR umożliwia lub nie publikację danych na witrynie Dzienniczek ucznia Optivum, dzięki zaznaczeniu opcji:
| • | nie publikuj – zapisanie lokalnie pliku SIR, |
| • | publikuj – zapisanie lokalnie pliku SIR i publikacja na witrynie Dzienniczka ucznia Optivum. |
Eksport danych na użytek portalu e-Szkoła
Operacja eksportu danych na użytek portalu e-Szkoła jest dostępna w menu głównym Administracja->Eksport->Eksport danych do systemu e-Szkoła.
Zakres danych eksportu do systemu e-Szkoła obejmuje dany okres promocyjny. Istnieje możliwość zapisania pliku na dysku jak i opublikowania danych od razu na serwerze po wskazaniu odpowiedniego adresu.
Wynik eksportu jest zapisywany w pliku z rozszerzeniem nazwy *.esz. Program automatycznie nadaje plikowi nazwę zawierającą identyfikator oświatowy szkoły (kod w systemie egzaminów zewnętrznych wyznaczony szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną).
Przed eksportem możliwe jest wskazanie, jaki zakres danych objętych ustawą o ochronie danych osobowych ma być wyeksportowany. W tym celu należy wybrać w menu Narzędzia pozycję Ustawienia programu..., a następnie przejść na zakładkę Bezpieczeństwo. Użytkownik ma możliwość wybrania opcji „Dołącz do danych eksportowanych do programów zewnętrznych dane uczniów, którzy nie wyrazili zgody na udostępnianie danych osobowych w myśl art. 32 ust. 1 pkt 8 UoODO”. Domyślnie opcja ta nie jest zaznaczona.
Osoba uprawniona do dostarczania danych do portalu e-Szkoła powinna użyć odpowiedniej procedury opracowanej przez administratora portalu do przekazania portalowi pliku z danymi szkoły.