Operacja sporządzania i eksportu tabel SIO

Dostarczanie danych z Sekretariatu Optivum do programu SIO (MEN) przebiega w kilku fazach:

Przed wysłaniem pliku SIO do organu nadrzędnego brakujące dane należy uzupełnić ręcznie w programie SIO (MEN).

Dla pomyślnego przeprowadzenia całej operacji kluczowe są przy tym trzy czynności:

Przygotowanie poprawnej struktury składowych jednostki sprawozdawczej oraz szablonów tabel SIO

Przed przystąpieniem do sporządzania tabel SIO w Sekretariacie Optivum konieczne jest  przygotowanie poprawnej struktury składowych jednostki sprawozdawczej i tabel SIO za pomocą programu SIO (MEN). Czynność ta jest o tyle istotna, że jakiekolwiek błędy czy zaniedbania poczynione na tym etapie powodują konieczność jej powtórnego wykonania, co jest szczególnie uciążliwe, gdy jakaś część tabel została już wypełniona danymi (patrz: Opis działania programu SIO wydany przez MEN).

W celu poprawnego przygotowania struktury pliku SIO za pomocą programu SIO (MEN) należy w tym programie właściwie opisać części składowe jednostki sprawozdawczej, zawody i profile kształcenia, a następnie przywołać i sprawdzić wszystkie tabele dotyczące uczniów i dzieci, które Sekretariat Optivum jest w stanie wypełnić.  Jeśli jednostka sprawozdawcza ma złożoną strukturę (więcej niż jedną szkołę), to czynności te należy przeprowadzić dla każdej składowej jednostki oddzielnie. Przy tworzeniu nowego pliku SIO można skorzystać z pliku SIO przygotowanego za pomocą poprzedniej wersji programu SIO (MEN). W tym celu stary plik należy wczytać do SIO (MEN), a następnie utworzyć na jego podstawie strukturę nowego pliku (za pomocą funkcji Narzędzia->Nowa struktura z otwartego pliku) (patrz: Opis działania programu SIO wydany przez MEN).

Szczególną uwagę należy zwrócić na zdefiniowanie odpowiedniej liczby tabel U3.1, U3.2, U3.3, U3.4 i wybranie dla każdej z nich odpowiednich parametrów: związania organizacyjnego, specyfiki podstawowej, specyfiki uzupełniającej, profilu, zawodu lub specjalności, a także długości cyklu kształcenia.

Należy pamiętać, że dla każdej grupy oddziałów o tych samych cechach należy utworzyć oddzielną tabelę danego typu (patrz: Opis działania programu SIO wydany przez MEN).

Podobnie należy postąpić z tabelami dotyczącymi nauczanych języków obcych JO1 i języków mniejszości narodowych lub etnicznych JMN1.

Dla każdego nauczanego języka należy zbudować oddzielną tabelę i przypisać jej właściwy język.

Sporządzanie tabel SIO za pomocą Sekretariatu Optivum

Procedura sporządzania tabel SIO rozpoczyna się od wybrania z głównego menu funkcji Dane->Eksport->Eksport danych do SIO.

W pierwszej kolejności należy wskazać  szablon struktury SIO, tj. rozkodowany plik sporządzony za pomocą programu SIO (MEN). Jeśli program SIO (MEN) jest zainstalowany na tym samym komputerze, co Sekretariat Optivum, to Sekretariat Optivum sam odnajdzie ścieżkę do folderu danych SIO. Rozkodowane pliki zapisywane są w folderze rozkodowane_pliki w podfolderach odpowiadających kolejnym terminom sprawozdawczym.

Kolejną czynnością jest skojarzenie zawartości tabel SIO ze strukturą danych Sekretariatu Optivum. Czynności tej należy poświęcić szczególną uwagę.

W tabelach odnoszących się do uczniów w podziale na klasy należy wskazać (zaznaczyć) w danych Sekretariatu Optivum dla każdej klasy odpowiednie oddziały tej klasy (wystarczy wskazać profile kształcenia w tych oddziałach, gdyż program zapamiętuje jedynie takie powiązanie). W wypadku tabel U2 i U3.2 (dotyczących uczniów na koniec poprzedniego roku szkolnego) przyporządkowanie klas powinno uwzględniać sytuację z poprzedniego roku szkolnego, a więc powinno nastąpić przesunięcie o jedną klasę wstecz w stosunku do aktualnej sytuacji - klasie I w SIO należy przypisać oddziały klas II w Sekretariacie Optivum, klasie II oddziały klas III itd., i w końcu klasie ostatniej oddziały, które zakończyły naukę w poprzednim roku szkolnym.

W tabelach dotyczących ogółu uczniów czy absolwentów należy wskazać całą jednostkę szkolną.

Przy wyborze zakresu klas, których dane trafiają do tabel, można się posłużyć mechanizmem wyboru zakresu klas (Wybierz według zakresu ...), przywoływanym z menu kontekstowego w prawym panelu okna eksportu danych do SIO.

Podczas wskazywania źródeł danych pewnej części tabel, zwłaszcza dotyczących obowiązku szkolnego, orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego, można się posłużyć operacjami kopiowania i wklejania źródła danych, dostępnymi w menu kontekstowym w lewym panelu okna Eksport danych do SIO:

Program samoczynnie oznacza gałęzie struktury SIO znaczkiem , jeśli skojarzono z nimi dane źródłowe w Sekretariacie Optivum. Nie jest przy tym w żaden sposób badana poprawność merytoryczna takiego skojarzenia - odpowiedzialność za nią spoczywa w całości na użytkowniku programu. Gałęzie, którym nie przypisano żadnych danych źródłowych oznaczone są znaczkiem . Program zapamiętuje dokonane przyporządkowania także wtedy, gdy operacja eksportu nie zostanie doprowadzona do końca.

Ostatnie gałęzie struktury danych SIO stanowią pozycje słowników SIO:

Szczególną uwagę należy zwrócić na odpowiednie powiązanie form spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego i form spełniania obowiązku szkolnego z odpowiednimi pozycjami w danych Sekretariatu Optivum.

Przed ostatecznym sporządzeniem tabel należy skontrolować poprawność dokonanych skojarzeń. Podczas przeglądania poszczególnych pozycji tabel pomocne są przyciski u dołu okna Eksport danych do SIO.

Po właściwym skojarzeniu tabel SIO z danymi źródłowymi w Sekretariacie Optivum oraz pozycji słowników SIO z pozycjami słowników Sekretariatu Optivum można rozpocząć operację automatycznego wypełnienia tabel SIO i zapisania ich w pliku. W tym celu należy kliknąć przycisk u dołu okna Eksport danych do SIO. Jeśli zaznaczony jest znacznik Raport w oknie edytora po zakończeniu eksportu, to sporządzony zostanie wydruk wszystkich tabel wypełnionych w eksportowanym pliku.

Program zapisuje wypełnione tabele w pliku (domyślnie o nazwie SekrOpt_rrrr-mm-dd.xvsio, gdzie rrrr-mm-dd jest datą zapisu pliku), domyślnie w folderze Moje dokumenty. Plik ten należy dostarczyć jako źródłowy programowi firmy VULCAN Integrator SIO-Optivum.