Wspólne użytkowanie danych

Sekretariat Optivum w wersji desktopowej (dostępnej w ramach pakietu Uczniowie Optivum) może być zainstalowany i używany równocześnie na wielu komputerach pracujących w sieci, a także naprzemiennie przez wielu użytkowników na jednym komputerze. Ze względu na możliwość wyboru źródła danych (serwera bazy danych SQL i pliku bazy danych na tym serwerze) każdy jego egzemplarz, a także każdy użytkownik może – teoretycznie i praktycznie – operować na innym zbiorze danych. Nie jest to jednak sytuacja pożądana, a jedynie opcja techniczna.

Z punktu widzenia prowadzenia szkolnej ewidencji uczniów i efektów, jakie daje jej informatyzacja, praktyczny sens ma jedynie wspólne użytkowanie danych. W tym celu osoba instalująca program w sieci komputerowej powinna zadbać o zainstalowanie jednego serwera baz danych SQL, utworzenie jednej bazy danych programu, zaprowadzenie jednej ewidencji użytkowników i połączenie wszystkich zainstalowanych kopii programu z tym jednym serwerem i z tą jedną bazą danych.

UWAGA!

W przypadku wersji internetowej program Sekretariat Optivum może być używany równocześnie jak i naprzemiennie przez wielu użytkowników. Jednak nie ma możliwości wyboru źródła danych, ponieważ aplikacja korzysta z określonej bazy danych.

Dzięki operowaniu na wspólnej bazie danych można osiągnąć korzyści z podziału zadań przy wprowadzaniu danych i podnieść ich rzetelność.

Wszystkie zmiany wprowadzane w danych przez jednego użytkownika na jednym komputerze są po zaakceptowaniu i zapisaniu w bazie danych natychmiast widoczne przez innych użytkowników korzystających w tym samym czasie z tej samy bazy danych na innych komputerach. Co więcej, wszelkie zmiany są natychmiast rozgłaszane w sieci.

UWAGA!

W Ustawieniach programu można zaznaczyć opcję Synchronizacja zmian i określić czas synchronizacji, co pozwala automatycznie zapisywać zmiany danych dokonane przez innych użytkowników.

Zabezpieczenie danych przed zniszczeniem, uszkodzeniem i utratą w wersji desktopowej programu

W oknie Narzędzia/Ustawienia programu na zakładce Bezpieczeństwo administrator ma możliwość ustawienia częstotliwości pojawiania się komunikatu przypominającego o konieczności wykonania kopii bazy danych. Zalecany domyślny termin wykonania kopii bazy danych to 30 dni.

UWAGA!

Tylko administrator może modyfikować ustawienia na zakładce Bezpieczeństwo. Pozostali użytkownicy mogą jedynie przeglądać zawarte na niej informacje.

•	nie przypominaj o zrobieniu kopii bazy danych – rezygnuje z pojawiania się podczas uruchamiania programu komunikatu dotyczącego wykonywania kopii,

•

wykonaj kopię XML/ZIP bazy danych przy starcie programu – po wybraniu tej opcji i ustawieniu terminu pojawiania się komunikatu w trakcie uruchomienia programu pojawia się komunikat przypominający administratorowi o konieczności wykonania kopii zapasowej bazy danych. Pozwala to zabezpieczyć dane zgromadzone w programie.

Automatyczne przypomnienie wyświetlane jest przy każdym uruchomieniu programu do momentu gdy użytkownik nie potwierdzi wykonania aktualnej kopii. W przypadku przejścia kolejnych kroków w kreatorze (istnieje możliwość zaszyfrowania lub podpisania kopii za pomocą podpisu elektronicznego), program wykonuje aktualną kopię XML/ZIP. Następne przypomnienie zostanie wyświetlone po upływie określonej liczby dni zdefiniowanej wcześniej przez użytkownika.

UWAGA!

Jeśli ustawiona jest opcja wykonywania kopii XML/ZIP, to kreator tworzenia kopii uruchamia się automatycznie tylko administratorowi.

•	tylko przypominaj o wykonaniu bazy danych – po wybraniu tej opcji i ustawieniu terminu w trakcie uruchomienia programu pojawia się komunikat przypominający administratorowi o konieczności wykonania kopii zapasowej bazy danych.

Administrator sam wykonuje kopię bazy danych poprzez wybór w menu głównym funkcji Administracja/ Eksport/ Kopia Danych XML/ZIP. Następne przypomnienie zostanie wyświetlone po upływie określonej liczby dni zdefiniowanej wcześniej przez użytkownika.

W oknie Ustawienia programu na zakładce Bezpieczeństwo administrator ma możliwość ustawienia:

UWAGA!

W celu podniesienia bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie hasła należy okresowo zmieniać.

•	unikalności hasła – czyli określenia czasu (liczby dni), w ciągu których nowo nadane użytkownikowi hasło musi być unikalne.

UWAGA!

Podczas zmiany nowe hasło musi być różne od poprzedniego i od wszystkich haseł nadanych w ciągu ustawionej liczby dni.

•

zapamiętywania haseł - po wybraniu tej opcji w oknie logowania pojawi się pole Zapamiętaj mnie, a po jego zaznaczeniu i zalogowaniu się, za każdym razem gdy zostanie wybierana strona UONET nastąpi automatyczne przekierowanie do menu głównego. Opcja ta działa do momentu gdy użytkownik się nie wyloguje. Jeśli to zrobi, należy ponownie zaznaczyć w oknie logowania opcję Zapamiętaj mnie. Używanie tej funkcji jest jednak niezalecane ponieważ brak konieczności podawania hasła podczas logowania zmniejsza bezpieczeństwo danych przechowywanych w bazie.

Administrator może również zdefiniować inne parametry hasła np. jego minimalną długość.

UWAGA!

Stosowanie polityki bezpieczeństwa haseł uniemożliwi osobom niepożądanym dostęp do programu. Hasło powinno: liczyć, co najmniej osiem znaków; zawierać kombinację przynajmniej trzech następujących rodzajów znaków: wielkie litery, małe litery, cyfry lub symbole (znaki interpunkcyjne).