Na podstawie rozporządzenia MENiS z 19 lutego 2002 roku w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji każda publiczna szkoła podstawowa i publiczne gimnazjum obowiązane jest prowadzić księgę ewidencji dzieci (młodzieży) zamieszkałych w obwodzie szkoły. W księdze tej wpisuje się corocznie miejsce odbywania nauki przez ucznia oraz formę spełniania obowiązku szkolnego, a także informacje o odroczeniu lub ustaniu spełniania tego obowiązku.
Wszystkie informacje o spełnianiu obowiązku szkolnego zapisywane są w kartotece ucznia na karcie Obowiązek nauki. Informacje o wszystkich uczniach zamieszkujących obwód szkoły dostępne są w widoku Kartoteki i księgi okna Nasza szkoła.
Program potrafi prowadzić wiele ksiąg ewidencji dzieci (młodzieży) dla wszystkich szkół zespołu, które mają obowiązek jej prowadzenia.
Spisy dzieci i młodzieży umieszczonych w księdze mogą być oglądane łącznie lub w podziale na roczniki.
