Na podstawie rozporządzenia MENiS z 19 lutego 2002 roku w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji każda szkołą prowadzi księgę uczniów, w której rejestruje wszystkich uczniów w kolejności przyjęć, a także odnotowuje fakty ukończenia szkoły lub jej opuszczenia z podaniem powodu.
Wszystkie informacje o miejscu ucznia w szkole oraz o wszelkich zmianach tego miejsca zapisywane są w kartotece ucznia na karcie Miejsce w szkole. Informacje o wszystkich uczniach dostępne są w widokach Kartoteki i księgi oraz Organizacja szkoły okna Nasza szkoła:
Program prowadzi oddzielne księgi dla wszystkich szkół zespołu.
Spisy uczniów mogą być oglądane w każdej księdze łącznie, a także z podziałem na:
| • | kandydatów (przypisanych do oddziałów projektowanych), |
| • | aktualnie uczących się, |
| • | przekazanych do innych szkół - z potwierdzeniem i bez potwierdzenia, |
| • | skreślonych z listy uczniów, |
| • | absolwentów. |
Wszystkie kategorie uczniów poza kandydatami i aktualnie uczącymi się podzielone są dodatkowo na lata szkolne, w których uczniowie ci opuścili szkołę.
