Ocenianie w Dzienniku lekcyjnym Optivum jest możliwe wyłącznie w obrębie wcześniej zdefiniowanych zadań stawianych uczniom. Innymi słowy, nie można w nim zapisać oceny z jakichkolwiek zajęć edukacyjnych zanim nie zostaną opisane podstawowe okoliczności, których ta ocena dotyczy. Jest to pozornie dość istotna różnica pomiędzy programem i tradycyjnym, papierowym dziennikiem lekcyjnym, w którym wpisy mogą być dokonywane w zasadzie w dowolnym miejscu i w dowolnym czasie, nawet bez związku z przebiegiem nauczania. Różnica ta jest rzeczywiście jedynie pozorna, gdyż prędzej czy później każdy stopień wpisywany w papierowym dzienniku nabiera specyficznych przymiotów, jest też zawsze "za coś". W istocie więc całą różnica sprowadza się do kolejności, w jakiej oceny trafiają do dziennika.
Oceny z zajęć edukacyjnych zapisywane są na karcie Oceny okna Dziennik oddziału, która ukazuje się po kliknięciu przycisku narzędziowego 
.
Przy wyborze karty Oceny program proponuje utworzenie przynajmniej jednego zadania dla danych zajęć edukacyjnych i odpowiadającej mu kolumny w tabeli ocen. Kolejne zadania dodaje się, wybierając operację Dodaj nowe zadanie z menu kontekstowego lub klikając przycisk 
po prawej stronie tabeli ocen.
UWAGA! Osoba, która nie jest wychowawcą, prowadzącym lub administratorem gdy w widoku Oceny doda nowe zadanie automatycznie ustawione jest ono tak, aby nie było oznaczone jako zadanie obowiązkowe i nie wliczało się do średniej. Tylko osoby uprawnione np. prowadzący może zmienić ustawienia zadania. Przy dodawaniu zadania (w formatce przy liście typów zadań) pole dodawania nowego typu jest aktywne tylko w sytuacji gdy użytkownik posiada uprawnienia do modyfikacji słowników i struktury. |
Każde zadanie ma następujące cechy:
| • | pole definiujące liczbę zadań, |
| • | jeden ze zdefiniowanych typów - listę typów można rozbudowywać, |
| • | nazwę i kod używany jako nagłówek tabeli ocen, |
| • | wagę - współczynnik różnicujący wkład oceny danego zadania w ocenę wypadkową w okresie klasyfikacyjnym, |
| • | skalę ocen, według której jest oceniane zadanie, |
| • | maksimum punktowe jakie można uzyskać za zadanie, |
| • | datę zapowiedzi zadania i przewidywaną datę kontroli wykonania zadania, |
| • | kolor, jakim mają zostać oznaczone oceny za zadanie, |
| • | wskazanie obowiązkowości zadania (konieczności poddania się ocenie przez wszystkich uczniów) i jego wpływu na ocenę klasyfikacyjną, |
| • | osobę wprowadzającą bądź modyfikującą dane, |
| • | pole służące do wpisywania notatek. |
Jak widać, liczba cech, jakimi opisane jest każde oceniane zadanie, wykracza poza tradycyjny opis kolumny w papierowym dzienniku lekcyjnym. Niektóre z nich, jak np. daty zapowiedzi i wykonania, stanowią dodatkowe cenne informacje dla ucznia i jego rodziców, które są im przekazywane za pośrednictwem korespondencji lub internetowej witryny Dzienniczka ucznia Optivum. Kategoryzacja zadań wraz z mechanizmami ich analizowania pozwala widzieć proces oceniania szerzej i pełniej niż w tradycyjnym dzienniku lekcyjnym.
UWAGA! Istnieje możliwość ustalania kolejności zadań w widoku ocen. Aby przyporządkować kolejność zadań wystarczy przeciągnąć nagłówki zadań do wybranej pozycji. Kolejność zadań jest zapamiętywana również na wydrukach. |
Poszczególne zadania z tych samych zajęć edukacyjnych mogą być oceniane w dowolnie wybranej skali.
Skalę ocen dla poszczególnych zadań można zmieniać tylko wtedy, gdy nie zostały jeszcze wystawione żadne oceny z tego zadania.
Oceny wystawione za określone zadanie mogą być wpisywane na jeden z dwóch sposobów:
| • | przez klikanie odpowiednich przycisków z symbolami stopni w prawym panelu okna, |
| • | przez wpisywanie odpowiednich symboli za pomocą klawiatury. |
Opis zastosowanej w widoku ocen kolorystyki:
Czcionka:
| • | Kolor czcionki jest zawsze taki jak kolor w typie zadania. |
| • | Czcionka italic – oznacza, że zadanie nie jest wliczane do średniej. |
| • | Czcionka zwykła – oznacza, że zadanie jest wliczane do średniej. |
Kolor tła komórki pod oceną:
| • | Żółty – oznacza, że ocena nie jest wystawiona przez prowadzącego. |
| • | Fioletowy – oznacza, że ocena jest poprawiona; wybierając opcję modyfikacji oceny można zobaczyć poprzednią ocenę, która została poprawiona. |
| • | Szary – oznacza, że ocena jest spoza skali (dopisek). |
| • | Pomarańczowy – oznacza nieprawidłowości wskazujące, że ocena jest spoza skali. |
Kolor tła komórki pod pustym polem:
| • | Lekko wyróżnione – oznacza, że zadanie jest obowiązkowe oraz, że w tym miejscu nie jest jeszcze wystawiona ocena. |
Przy wyliczonej średniej w kolumnie Średnia/Suma pojawia się znak wykrzyknika, który oznacza, że nie zostały wypełnione wszystkie oceny obowiązkowe ucznia.
Każda ocena może być dopełniona komentarzem uzasadniającym ją czy też wskazującym sposób dalszej pracy ucznia nad danym zagadnieniem.
Wpis oceny może być wielokrotnie poprawiany przez uprawnioną osobą w dowolnym momencie. Poprawione oceny są wyróżnione specjalnym kolorem. W bazie danych programu jest przechowywana cała historia zmian wpisów. W oknie właściwości poprawionej oceny widoczne są przyciski przewijania umożliwiające dotarcie do wpisów historycznych. Jedynie ostatnia ocena jest uwzględniania przy wyliczaniu oceny wypadkowej.
UWAGA! W trakcie jednej sesji korzystania z programu można wielokrotnie zmieniać wpis danej oceny bez odkładania historii wpisów - wpisy dokonane przez danego użytkownika stają się trwałe dopiero po zamknięciu przez niego programu. |
Wpisanie w miejsce oceny ciągu znaków spoza listy stopni danej skali ocen powoduje potraktowanie go jako tzw. dopisku, który nie będzie uwzględniany przy wyliczaniu oceny wypadkowej. Komórki tabeli ocen zawierające dopiski oznaczone są szarym kolorem tła.
UWAGA! Należy pamiętać, że symbole stopni są traktowane przez program literalnie, w szczególności np. "3+" jest symbolem stopnia we wbudowanej wewnątrzszkolnej skali ocen, natomiast "+3" nie (zostanie potraktowany jako cyfra 3,00). |
Oceny za zadania zdefiniowane przez nauczycieli prowadzących dane zajęcia w zastępstwie nauczyciela, któremu przydzielono te zajęcia są oznaczone żółtym tłem.
Program na bieżąco wylicza tzw. ocenę wypadkową z ocen cząstkowych za poszczególne zadania z zajęć edukacyjnych, niezależnie od skali zastosowanej do każdego zadania. Ocena ta ma charakter jedynie pomocniczy, mający ułatwić ustalanie ocen klasyfikacyjnych i końcowych.
UWAGA! Ocena klasyfikacyjna ustalona w ostatnim okresie klasyfikacyjnym w danym okresie promocyjnym nie jest przez program traktowana jako ocena końcowa - ta wymaga odrębnego ustalenia. Ocena klasyfikacyjna jest wyrażona w skali wybranej przy opisie danych zajęć w planie nauczania oddziału. Ocena końcowa jest zawsze wyrażona w urzędowej skali ocen z zajęć edukacyjnych. |
Ocena wypadkowa jest wyliczana jako średnia ważona wszystkich ocen cząstkowych za zadania brane pod uwagę przy klasyfikacji (z ustawionym znacznikiem "Do klasyfikacji" we właściwościach zadania), z wagami przypisanymi każdemu z tych zadań. Ocena wypadkowa jest wyrażana jako wartość liczbowa, której towarzyszy przedział urzędowej skali ocen, w którym ta wartość się mieści.
Na wartość oceny wypadkowej ma także wpływ ustawienie znaczników opisujących kryteria oceniania w opisie pozycji danych zajęć w planie nauczania oddziału.
Ustawienie wskaźnika średnia ocen w podsumowaniu powoduje, że przy wyliczaniu oceny wypadkowej brane są pod uwagę wartości procentowe (znormalizowane) poszczególnych ocen w każdej ze skal, a następnie ich średnia ważona przeliczana jest na odpowiednią wartość w urzędowej skali. Wstępnie znacznik ten jest ustawiony.
Ustawienie znacznika znormalizowana suma punktów w podsumowaniu stosuje się w przypadku punktowego systemu oceniania. Przy wyliczaniu oceny brane są pod uwagę wartości poszczególnych punktów w każdej ze skal, a następnie są sumowane według wybranej skali. Skala ocen klasyfikacyjnych powinna mieć taką liczbę punktów jak suma punktów za poszczególne zadania, w przeciwnym razie ta suma punktów za zadania zostanie „znormalizowana” jak wskazuje opis do skali wybranej jako skala klasyfikacyjna. Wstępnie znacznik ten nie jest ustawiony.
Na przykład jest 5 zadań po 20 punktów każde, uczeń uzyskał 5,10,10,15,20 punktów czyli w sumie 60 na 100. Wartość 60 w podsumowaniu pojawi się wtedy, kiedy skala ocen klasyfikacyjnych zostanie usta-wiona jako skala punktowa od 0 do 100. Ale jeśli skala ocen klasyfikacyjnych jest ustawiona jako skala 20 punktowa, to w podsumowaniu będzie wyliczone, że ma nie 60/100 tylko 12/20 (bo 60/100 znormalizowane do skali 20 punktowej to jest 12).
Ustawienie znacznika uwzględniaj poprzednie okresy powoduje, że wartość oceny wypadkowej zostanie wyliczona na podstawie wszystkich ocen cząstkowych od początku okresu promocyjnego, w przeciwnym wypadku wartość ta będzie wyliczona jedynie na podstawie ocen wystawionych we wskazanym okresie klasyfikacyjnym. Wstępnie znacznik ten nie jest ustawiony.
Domyślnych ustawień znaczników opisujących kryteria oceniania nie należy zmieniać bez dokładnego zrozumienia skutków ich ustawienia, jeśli wyliczana przez program ocena wypadkowa ma stanowić prognozę oceny klasyfikacyjnej.
Oceny roczne
Jeśli w programie Sekretariat Optivum nie założono uczniom arkuszy ocen rocznych, to przy wstawianiu oceny rocznej (w widoku Oceny dziennika oddziału) program wyświetla pytanie, czy założyć arkusz ocen dla danego ucznia. W przypadku wybrania opcji Nie pojawi się informacja, że najpierw należy utworzyć arkusz ocen. Dodatkowo w oknie Oceny roczne, edycja istnieje możliwość określenia czy ocena jest z przedmiotu obowiązkowego, dodatkowego czy też uzupełniającego.
Godzina z wychowawcą jest traktowana przez program jak wszystkie inne zajęcia edukacyjne, a więc można w jej ramach stawiać uczniom zadania, a następnie je oceniać. W istocie godzina z wychowawcą należy do specjalnej kategorii zajęć "zachowanie", a zadania i oceny z nią związane dotyczą zachowania uczniów.
Zadania opisane dla godziny z wychowawcą powinny się odnosić nie tyle do konkretnych czynności poleconych uczniom do wykonania, co do rozmaitych aspektów ich funkcjonowania w szkole. Mogą to być zatem kategorie wynikające z kryteriów oceniania zachowania zapisanych w statucie szkoły.
Na ocenę klasyfikacyjną zachowania mają także wpływ rozmaite uwagi dotyczące uczniów rejestrowane przez wszystkich nauczycieli.