Lata szkolne

Historia istnienia szkoły (dokładnie: ta jej część zapisana w bazie danych) mierzona jest w programie upływem okresów promocyjnych, które dalej dzielą się na okresy klasyfikacyjne.

Okres promocyjny to przedział czasu, po którym odbywa się klasyfikacja uczniów (słuchaczy) i w zależności od jej wyniku następuje przejście na następny poziom nauki (do następnego oddziału) lub konieczne jest powtórzenie nauki na tym samym poziomie (w tym samym oddziale). Okresy klasyfikacyjne w ramach tego samego okresu promocyjnego takich skutków nie niosą. Wyniki klasyfikacji na koniec okresu promocyjnego ustalane są według wspólnych wymogów ustalonych przez ministra właściwego do spraw oświaty. Sposób klasyfikowania w okresach klasyfikacyjnych w obrębie okresów promocyjnych ustalany jest w prawie wewnątrzszkolnym.

Podstawowy okres promocyjny w szkołach dla dzieci i młodzieży jest równy rokowi szkolnemu i składa się z reguły z dwóch okresów klasyfikacyjnych - semestrów. W szkołach policealnych podstawowym okresem promocyjnym jest semestr, który jest jednocześnie jedynym okresem klasyfikacyjnym.

Program sam nie buduje osi czasu składającej się z następujących po sobie okresów promocyjnych i klasyfikacyjnych. Zadanie to spoczywa na użytkownikach programu.

Rozpoczynając używanie programu należy roztropnie wybrać początek historii szkoły rejestrowanej za pomocą programu. Nie jest najlepszym pomysłem przenoszenie do bazy danych całej historii istnienia szkoły zapisanej w dokumentacji papierowej. Użytkownicy programu, dopiero zakładający elektroniczną dokumentację, powinni się w pierwszej kolejności skupić na zarejestrowaniu w postaci elektronicznej aktualnego stanu, uwzględniającego jednak fakty historyczne, jak np. rzeczywiste daty założenia aktualnych oddziałów, rzeczywiste daty przyjęcia uczniów do szkoły itd.

Chociaż program może się teoretycznie obyć bez opisu osi czasu za pomocą okresów promocyjnych, to jednak nie da się tego uniknąć, jeśli elektroniczna dokumentacja szkolna ma być utrzymywana w spójności z faktami.

Do operowania osią czasu służy widok Historia okna Nasza szkoła:

Kolejne okresy promocyjne (lata szkolne) dodaje się po kliknięciu przycisku po prawej stronie listy:

Okres promocyjny można dalej dzielić na okresy klasyfikacyjne, dodając kolejne z nich za pomocą operacji Twórz nowy podział na okresy klasyfikacyjne z menu kontekstowego przywołanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na istniejącym okresie promocyjnym na liście:

Każdy okres promocyjny (rok szkolny) powinien być po zakończeniu klasyfikacji zamknięty. Okresy klasyfikacyjne wewnątrz okresu promocyjnego nie wymagają takiej operacji.

Ostatni niezamknięty okres promocyjny jest wyróżniony czerwonym kolorem w lewym panelu okna Nasza szkoła. Okres taki należy uważać za bieżący przy prawidłowo prowadzonej dokumentacji elektronicznej (zgodnej z upływem czasu rzeczywistego).

Można utworzyć dowolną liczbę okresów promocyjnych, zarówno przeszłych, jak i przyszłych. Należy jednak pamiętać, że operacja zamykania okresów promocyjnych wprowadza tu pewne ograniczenia:

Powoduje to, że po zamknięciu jakiegokolwiek okresu promocyjnego nie można zamknąć okresów wcześniejszych, a więc nie można w stosunku do nich dokonać np. zmiany poziomów oddziałów.

Jeśli istnienie oddziałów powiązano z następstwem okresów promocyjnych i klasyfikacyjnych, to w widoku Historia ujawniane są w każdym okresie istniejące wówczas oddziały.