Źródłem danych dla witryny Dzienniczka ucznia Optivum jest Dziennik lekcyjny Optivum, stąd rzetelność informacji ujawnianych uczniom i ich rodzicom w tej witrynie zależy bezpośrednio od rzetelności prowadzenia elektronicznego dziennika lekcyjnego. Chodzi tu przede wszystkim o kompletność i poprawność merytoryczną wprowadzania danych. Nie bez znaczenia jest też systematyczność wypełniania dziennika lekcyjnego oraz przesyłania z niego danych do szkolnej witryny Dzienniczka ucznia Optivum, bez czego trudno mówić o użyteczności informacji dla ich odbiorców.
Należy przy tym dbać o prawidłowe i komunikatywne zapisywanie także tych informacji, które na ogół nie trafiają do tradycyjnie prowadzonych dzienniczków uczniów, a zwłaszcza:
| • | nazw zajęć i ich skrótów, |
| • | nazw zadań i ich typów, |
| • | tematów lekcji. |
Odpowiedzialność za jakość danych dostarczanych uczniom i ich rodzicom spoczywa na wszystkich osobach wprowadzających dane do Dziennika lekcyjnego Optivum. Należy mieć świadomość tego, że indywidualna niestaranność czy zaniechanie będzie mieć wpływ na ostateczny kształt prezentowanych informacji i pośrednio wpłynie także na obraz całej szkoły.
Szczególna rola w zawiadywaniu szkolną witryną Dzienniczka ucznia Optivum przypada szkolnemu administratorowi Dziennika lekcyjnego Optivum oraz wychowawcom oddziałów.
Procedura dostarczania danych do witryny Dzienniczka ucznia Optivum
Procedura dostarczania danych do witryny Dzienniczka ucznia Optivum polega na:
| • | eksporcie danych z Dziennika lekcyjnego Optivum w formacie SIR, |
| • | wybraniu funkcji publikuj: zapisz lokalnie plik SIR i publikuj dane na witrynę dzienniczka, |
| • | wybraniu funkcji automatycznej publikacji danych w formacie SIR. |
Format SIR (skrót od System Informowania Rodziców) nie zawiera – poza identyfikatorem ucznia – żadnych informacji umożliwiających identyfikację danych osobowych ucznia, jego rodziców, a także uczących go nauczycieli.
Do przygotowania pliku w formacie SIR służy funkcja Eksportuj dane w formacie SIR dostępna w:
| • | menu Administracja/Eksport/Eksport danych w formacie SIR, która uruchamia procedurę eksportu danych ze wszystkich oddziałów bieżących wszystkich jednostek z całego okresu bieżącego roku szkolnego, |
| • | menu kontekstowym wszystkich ewidencji uczniów z wyjątkiem tabel w gałęzi Osoby/ Dzieci/młodzież w widoku Ewidencje osobowe w oknie Administracja. |
Należy pamiętać, że dane każdorazowo dostarczone do witryny Dzienniczka ucznia Optivum zacierają dane prezentowane tam poprzednio. Z tego powodu wskazane jest, by odświeżanie danych w tej witrynie obejmowało zawsze komplet danych z całej szkoły i cały okres klasyfikacyjny od jego początku do dnia wysłania nowych danych.
Istnieje również możliwość zapisania pliku SIR na dysku lokalnym. W tym celu należy skorzystać z funkcji nie publikuj: tylko zapisz lokalnie plik SIR dostępnej w oknie Eksport danych w formacie SIR. A następnie zalogować się do szkolnej witryny Dzienniczka ucznia Optivum jako DLadmin, posługując się hasłem przyznanym szkolnemu administratorowi Dziennika lekcyjnego Optivum podczas zakładania tej witryny. Po zgłoszeniu się panelu administracyjnego można wskazać plik w formacie SIR, który ma zostać przesłany do witryny Dzienniczka ucznia Optivum. W tym celu należy kliknąć przycisk 
w wierszu określającym źródło danych. Domyślną lokalizacją plików SIR zapisywanych przez Dziennik lekcyjny Optivum jest folder ..\All Users\VULCAN wymiana, mieszczący się w folderze Documents and Settings w systemach operacyjnych Windows: 2000, XP.